Als Personenstandsurkunde zum Nachweis des Personenstands bezeichnet man entweder einen beglaubigten Auszug oder eine beglaubigte Originalkopie aus einem Personenstandsbuch beim Standesamt.

Das Standesamt stellt nach § 55 Personenstandsgesetz (PStG) folgende Personenstandsurkunden aus:

1. aus allen Personenstandsregistern beglaubigte Registerausdrucke,
2. aus dem Eheregister Eheurkunden; bis zu der Beurkundung der Eheschließung im Eheregister können Eheurkunden auch aus der Niederschrift über die Eheschließung ausgestellt werden,
3. aus dem Lebenspartnerschaftsregister Lebenspartnerschaftsurkunden; bis zu der Beurkundung der Lebenspartnerschaft im Register können Lebenspartnerschaftsurkunden auch aus der Niederschrift über die Schließung der Lebenspartnerschaft ausgestellt werden,
4. aus dem Geburtenregister Geburtsurkunden,
5. aus dem Sterberegister Sterbeurkunden,
6. aus der Sammlung der Todeserklärungen beglaubigte Abschriften.

Das Standesamt hat für die nach § 55 Abs. 1 PStG auszustellenden Personenstandsurkunden gemäß § 48 PStV die Formulare nach den Mustern der Anlagen zur PStV zu verwenden.

Nicht zu den Personenstandsurkunden zählt der Staatsangehörigkeitsausweis, der den Besitz der deutschen Staatsangehörigkeit mit urkundlicher Beweiskraft dokumentiert.

Die Abstammung einer Person wird durch eine Geburtsurkunde (mit Angabe nur der rechtlichen Elternschaft, also bei erfolgter Adoption ohne Angabe der natürlichen Eltern) oder durch einen beglaubigten Geburtenregisterausdruck (mit Angabe der natürlichen Eltern, aber gegebenenfalls zusätzlich auch der Adoptiveltern) nachgewiesen. Auf Verlangen werden in einer „kleinen Geburtsurkunde“ keine Angaben über die Eltern, das Geschlecht des Kindes sowie ggf. die Religionszugehörigkeit der Eltern oder des Kindes aufgenommen. Abstammungsurkunden werden seit dem 1. Januar 2009 nicht mehr ausgestellt.

In die Eheurkunde werden die Vornamen und die Familiennamen der Ehegatten, Ort und Tag ihrer Geburt, ggf. die rechtliche Zugehörigkeit der Ehegatten zu einer Religionsgemeinschaft sowie Ort und Tag der Eheschließung aufgenommen. Ist die Ehe aufgelöst, so werden am Schluss der Eheurkunde Anlass und Zeitpunkt der Auflösung angegeben.

Das frühere Heiratsbuch (bis Ende 2008 Vorgänger des jetzigen Eheregisters), aus dem die Heiratsurkunden ausgestellt wurden, wurde in den Jahren von 1958 bis 2008 durch so genannte Familienbücher ergänzt. Die Heiratseinträge im Heiratsbuch wurden nicht mehr aktualisiert (etwa hinsichtlich Auflösung der Ehe), wenn ein Familienbuch existierte. Das Familienbuch wurde fortgeschrieben. Ein Familienbuchauszug enthielt daher, anders als eine Heiratsurkunde, aktualisierte Angaben mit den Personenstandsdaten der Eheleute, Datum und Ort ihrer Eheschließung, die Namen der Eltern der Ehepartner, sowie die Geburtsdaten der aus dieser Ehe hervorgegangenen Kinder, aber auch Angaben über eine eventuelle Scheidung oder den Tod der Ehegatten.

In die Sterbeurkunde werden aufgenommen die Vornamen und der Familienname des Verstorbenen, Ort und Tag seiner Geburt, ggf. seine rechtliche Zugehörigkeit zu einer Religionsgemeinschaft, der letzte Wohnsitz und der Familienstand des Verstorbenen sowie Sterbeort und Zeitpunkt des Todes.

Aufgrund landesrechtlicher Bestimmungen erteilen die Standesämter in Berlin, Hamburg, Mecklenburg-Vorpommern, Niedersachsen, Nordrhein-Westfalen, Bremen, Sachsen-Anhalt und Schleswig-Holstein ferner Lebenspartnerschaftsurkunden. In Bayern erteilt die Landesnotarkammer Lebenspartnerschaftsurkunden; in den anderen Bundesländern erteilen die Behörden, vor denen eine Lebenspartnerschaft begründet wurde, amtliche Bescheinigungen, die teilweise auch als Lebenspartnerschaftsurkunden bezeichnet werden.

Personenstandsurkunden sind auf Antrag den Personen zu erteilen, auf die sich der Registereintrag bezieht, sowie deren Ehegatten, Lebenspartnern, Vorfahren und Abkömmlingen. Andere Personen haben ein Recht auf Erteilung von Personenstandsurkunden, wenn sie ein rechtliches Interesse glaubhaft machen; beim Geburtenregister oder Sterberegister reicht die Glaubhaftmachung eines berechtigten Interesses aus, wenn der Antrag von einem Geschwister des Kindes oder des Verstorbenen gestellt wird. Antragsbefugt sind über 16 Jahre alte Personen.

In besonderen Fällen (Adoption, Vornamensänderung nach dem Transsexuellengesetz) sowie bei evtl. Sperrvermerken ist der Personenkreis, der die Ausstellung von Personenstandsurkunden verlangen kann, eingeschränkt.

Ein rechtliches Interesse, das gegenüber dem Standesbeamten glaubhaft gemacht werden muss, liegt vor, wenn die Urkunde zur Verfolgung eigener Rechtsinteressen, z. B. für die Dokumentation eines Erbscheinantrages, benötigt wird.

Vor Ablauf der Fortschreibungsfristen (110 Jahre für Geburten und 80 Jahre für Hochzeiten) ist eine Benutzung bereits bei Glaubhaftmachung eines berechtigten Interesses (z. B. Familienforschung) möglich, wenn seit dem Tod des letzten Beteiligten 30 Jahre vergangen sind.

Seit dem 1. Januar 2009 werden die Gebühren der standesamtlichen Leistungen unter Beachtung des Kostendeckungsprinzips durch Landesrecht geregelt.

Personenstandsurkunden sind nach § 53 des Personenstandsgesetzes^[1] bestimmte Auszüge aus dem zentralen Personenstandsregister. Die Personenstandsbehörden stellen Geburts-, Heirats- und Partnerschaftsurkunden sowie Urkunden über Todesfälle aus, die auf Verlangen von der Bezirksverwaltungsbehörde und dem Landeshauptmann zu beglaubigen sind. Im Ausland können Personenstandsurkunden, Registerauszüge, Ehefähigkeitszeugnisse sowie Bestätigungen über die Fähigkeit, eine eingetragene Partnerschaft begründen zu können, auch von den österreichischen Vertretungsbehörden ausgestellt werden.

In Wien sind Online-Bestellungen möglich.^[2]

• Norbert Kutscher, Thomas Wildpert: PStG online - Sonderausgabe zum Personenstandsrecht. Manz Sonderausgabe Online

• Vertrag zwischen der Bundesrepublik Deutschland und der Republik Österreich über den Verzicht auf die Beglaubigung und über den Austausch von Personenstandsurkunden sowie über die Beschaffung von Ehefähigkeitszeugnissen vom 18. November 1980, BGBl. 1981 II S. 1050. Website des Bundesministeriums des Innern, abgerufen am 9. Juni 2023

1. ↑ Bundesgesetz über die Regelung des Personenstandswesens (Personenstandsgesetz 2013 – PStG 2013) RIS, abgerufen am 25. August 2017
2. ↑ Urkunden (Geburt, Eheschließung, eingetragene Partnerschaft, Sterbefall) - Online-Bestellung - Antrag Website der Stadt Wien, abgerufen am 25. August 2017

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